Perché anche le organizzazioni piccole dovrebbero avere un proprio digital workspace / ufficio virtuale e come sceglierlo (parte prima)

Perché anche le organizzazioni piccole dovrebbero avere un proprio digital workspace / ufficio virtuale e come sceglierlo (parte prima)

Nel giro di pochi mesi le nostre abitudini lavorative sono cambiate radicalmente. Mentre fino al 2020 soltanto le realtà più strutturate si preoccupavano di avere uno spazio isolato e dedicato soltanto alle attività dell’azienda, l’aumento del numero di lavoratori in smart working e l’esigenza, in parole spicciole, di “trovare le robe quando ci servono”, ha spinto parecchie organizzazioni a riconsiderare il proprio spazio digitale di lavoro. Spesso, questa necessità non è soltanto dovuta all’iniziativa personale ma è una diretta conseguenza anche delle normative europee sempre più stringenti in materia di GDPR compliance.

Se anche tu stai pensando a come fare questo passaggio in maniera semplice e indolore, questo è l’articolo giusto per te, ma prima di lanciarci nella scelta della piattaforma, ti faccio alcuni esempi legati al mio lavoro e all’attivismo.

Se hai letto il Chi siamo del sito, oppure se mi segui sui social, ormai saprai anche che sono una libera professionista e fornisco consulenze ad organizzazioni di natura e dimensioni diverse. Sono una di quelle persone che lavoravano per lo più in smart working anche prima della pandemia, andando sul luogo di lavoro solo per le riunioni e gli eventi ufficiali. Contemporaneamente, sono attiva da anni nel mondo dell’associazionismo e del volontariato, facendo la mia parte in organizzazioni piccole e piccolissime, formalmente strutturate e non.

Prima di tutto partiamo da una piccola spiegazione di cosa stiamo parlando. Lo smart working di per sé è uno strumento innovativo che permette alle organizzazioni di crescere e fare un salto di qualità senza dover sostenere costi esorbitanti. Non è solo prendere il proprio lavoro e portarselo a casa, è molto di più! Lo smart working ci permette di associare nuovi concetti al lavoro stesso: ci porta a ridefinire lo spazio di lavoro, il tempo che dedichiamo alle attività, il peso degli obiettivi temporanei, la condivisione degli obiettivi con i colleghi, le piattaforme su cui ci appoggiamo e molto ancora. Insomma, si tratta di costruirsi un vero e proprio equilibrio, tra il nostro lavoro, il nostro team, i nostri obiettivi ma anche la nostra vita privata e il tempo che dedichiamo ai nostri progetti personali e hobby.

Immaginatevi quanto sia diverso il mondo degli enti pubblici o quello delle fondazioni private dalla piccola associazione di studenti afrodiscendenti a Padova! Ora, e se ti dicessi che queste organizzazioni sono molto più simili di quanto non potrebbero sembrare ad uno sguardo esterno?

Quando si tratta di abbracciare la trasformazione digitale e sostituire alcune modalità di lavoro ormai scomode di lavorare per sfruttare il potenziale delle nuove tecnologie, ogni organizzazione cerca di correre ai ripari, scegliendo l’uno o l’altro strumento per crearsi il proprio smart office. La vera differenza è nel portafoglio, in quanto l’organizzazione può permettersi di pagare per un digital worskspace e quante persone se ne serviranno. Alcune si agganciano a strumenti su misura, costruiti appositamente per loro e non disponibili in cloud, altre invece scelgono strumenti molto conosciuti dotandosi degli abbonamenti premium, business, exclusive ecc.

I vantaggi di avere uno luogo di lavoro virtuale superano di gran lunga gli svantaggi!

Innanzitutto non uno spazio isolato e regolamentato ti permette di non violare la privacy della tua community. Senza rendercene nemmeno troppo conto, noi traffichiamo quotidianamente con centinaia di dati sensibili. Finché siamo singoli individui vabbè, ma come organizzazione diventiamo responsabili giuridicamente per la fuoriuscita di queste informazioni.
Con uno spazio digitale non dovrai più perdere tempo a cercare documenti da una parte, rintracciare email su un altro sito, avere il calendario chissà dove, organizzare videoconferenze su un altro sito, acquistare materiali su un altro server e cedere contemporaneamente i dati della tua azienda a tutti. Uno spazio di questo tipo è una struttura che ha tutti questi servizi INCORPORATI, in base al pacchetto che acquisti.
Il digital workplace facilita anche gli cambi rapidi, il lavoro condiviso tra colleghi fisicamente lontani ma impegnati nello stesso progetto. Ti ricordi le email con 20 versioni aggiornate dello stesso documento? Ecco, quelle possono diventare un aneddoto per le feste.
Mentalmente, uno spazio di lavoro ordinato e condiviso, può davvero farti lavorare meglio. Sentire che la propria organizzazione ha uno spazio virtuale ordinato, restituisce un’immagine di serietà e inquadramento che possono motivare tutto il team e far sentire tutti parte della stessa cosa.

Se sei abbastanza convinto e vorresti sapere quale scegliere, allora la seconda parte dell’articolo fa proprio per te: Perché anche le organizzazioni piccole dovrebbero avere un proprio digital workspace / ufficio virtuale e come sceglierlo (parte seconda).